事例紹介

教育

株式会社栄光様

ユニバーサルデザイン視点でのフォームマネジメントによる業務効率化

帳票

デザイン

課題・経緯

Z会グループで栄光ゼミナールなどの教育事業を展開されている栄光様では「契約者である保護者様が記入する申込書に記入漏れがあっても、教室スタッフがそれに気付けないため、本部処理の際に教室への問い合わせが発生したり、お客様に再手続きをしていただくなど、時間のムダやお客様へご迷惑が生じてしまう」といった課題をお持ちでした。

施策概要

現状の事務のフローをヒアリングし、使用している全帳票のリストを確認。その中から使用頻度が高く記入漏れなどの問題が発生しやすい帳票に対してヒューリスティック評価を行い課題抽出をした上で、デザイン改善を行いました。

<改善例>

  • 帳票を業務別、機能別に見直し整理・統合
  • 質問が多い箇所、記入漏れ、間違いの発生しやすい箇所を改善
  • 帳票の取り扱いを効率化し、事務作業を軽減できるようレイアウトを変更

<改善の一例:夏期企画の参加申込書>

before
After
結果

記入不備が前年の3割に減少!
「夏期企画の参加申込書」のヒューリスティック評価のレポートと改善デザインを採用いただき、その結果本帳票に関する記入不備を前年の3割に削減することに成功しました。

ご担当者様
コメント

そもそも帳票を診断していただくということが初めてのことでしたので、どのような視点で帳票を作成するとよいかということが明らかになり勉強になりました。一貫して「お客様から見てどうか?」が診断のポイントになっていましたので、帳票診断を通して、弊社の業務にお客様視点が足りていないところが無いか、点検する良いきっかけにもなりました。
またお客様にとって分かりにくい帳票であったということが科学的に証明されたため、社内で帳票を作成するさまざまな部署が納得感を持って改善の必要性を理解することができました。
社内ではトッパンフォームズ様のアドバイスに基づき帳票作成のガイドラインを定め、帳票作成の点検フローを整備しました。また年に1回社内で帳票作成のための勉強会も実施しています。

お問い合わせの後の流れ
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