FOCUS of LABOLIS

2018.11.12

帳票改訂、改元までに準備すべき3つのポイント

 2019年5月1日の改元の日まで半年をきった。和暦を使用している企業は、帳票やシステムなど各社さまざまな対応策を検討していると思われる。新元号が発表されていない現段階では事前の準備までしか対応できないのが現実だが、発表されてからの対応に慌てないために、今からできる準備をしっかりと整えておくことが必要だ。

 特に帳票は、複数の部署で発行していたり、手書きで記入をする箇所やOCRなどシステムで読み取る箇所があるなど、作られ方・使い方もさまざまであることが多い。改元では和暦の記載のある箇所の変更をすることになるが、例えば社名の変更や事務所の移転なども、同じ記載項目を一斉に変更するという点では似ている。そこで今回は和暦が使われている帳票を例に、複数の帳票を改訂するに当たって準備しておくべきポイントを3つ、確認してみたい。

ポイント1 帳票の洗い出し

 まずは、社内で使われている帳票の中から対象となる帳票を全て洗い出すことが必要となる。

 例えば申込書や申請書の場合、和暦(日付情報)は「申込日」や「契約期限」、申込者の「誕生日」などに含まれている。文章中に「平成○年」と記載があるものもあれば、記入箇所で各元号(または元号の頭文字のアルファベット)に丸を付けるなど、その盛り込まれ方もさまざまである。

さまざまな元号の使われ方の図(図1)さまざまな元号の使われ方

 それぞれの帳票がどのように使用されているのか、そしてアプリケーションや使用頻度などの情報を確認しておくことも、重要なポイントとなってくる。

ポイント2 帳票のグルーピング

 さまざまな部署で帳票を作成していると、同じような記載内容であってもそれぞれレイアウトが異なっていることがよくある。例えば申込書の個人情報の記入欄で「氏名、住所、電話番号、性別、生年月日」の項目が使用されているとすると、それぞれの項目の配置の順序や記入欄の枠の幅が異なっていたりする。

同じ内容でも異なるレイアウトの図(図2)同じ内容でも異なるレイアウト

 このように、複数の帳票に同じ内容がある場合は、統一しフォーマット化してしまうことが望ましい。「項目内容が似ている」「使用の流れが同じ」など、全帳票をいくつかのグループにグルーピングしてしまうのだ。

ポイント3 代表帳票の改訂と水平展開

 帳票をいくつかのグループに分類したら、その中で最も使用頻度が高いものや共通部分が多いものなど、グループの中から代表となる帳票を選定する。代表的な帳票を最初に改訂し、ベースとなるフォーマットを作成することで、各項目のパーツ化が実現できる。

 代表帳票を改訂した後は、同じグループの他のアイテムへフォーマットの水平展開を行う、という流れである。
水平展開イメージ図(図3)水平展開イメージ

 以上の3点が、複数の帳票を一括改訂する際の重要なポイントである。このように、ただある特定の箇所を変更するだけであっても、膨大な種類の帳票がある場合は全社を巻き込む一大プロジェクトになる可能性がある。このタイミングで一括改訂は難しいという場合でも、まずは改訂する帳票と箇所を洗い出し、どのように改定するか、そして着手する優先順位や新しい帳票への切り替え方などを事前に決めておくことができれば、新元号発表後、すぐ改定作業を開始することができるだろう。

<関連ページ>
帳票改善

元号置換イメージ確認サービス
新元号対応準備にオススメ!
帳票にある「平成」の文字をOCR技術で読み取って、異なる文字に置換したイメージを確認できる無料サービスです。

詳しくはこちら!(サービスサイトに移動します)

帳票の版管理クラウドサービス
「DocValue Contents/ドックバリューコンテンツ」

帳票の改訂管理とデータ管理に関わる事務負荷軽減とコスト削減に貢献します。(サービスサイトに移動します)

お問い合わせの後の流れ
お問い合わせの後の流れ

記事についてのお問い合わせ・ご相談はこちら

※コーポレートサイトに移動します。